Wat is Verbijzonderde Interne Controle?
Als gemeente moet je aantonen dat kosten en opbrengsten juist en rechtmatig tot stand komen. Daarvoor heb je goed ingerichte processen nodig. De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) laat vervolgens zien of die processen in de praktijk ook echt hebben gewerkt.
Maar de VIC is meer dan een controlemiddel. Het is een verlengstuk van je organisatie: een manier om processen te verbeteren, risico’s eerder te signaleren en de interne beheersing structureel te versterken.
Wat doet de VIC precies? En hoe richt je deze effectief in? Lees hieronder de kern, inclusief praktische handvatten.
Wat betekent Verbijzonderde Interne Controle?
De VIC is een verdiepende en onafhankelijke toets op de interne beheersing. De lijnorganisatie richt zich op de dagelijkse uitvoering. De VIC onderzoekt of beheersmaatregelen goed zijn ingericht. Of ze in de praktijk bestaan. En of ze daadwerkelijk werken volgens wet- en regelgeving.
De VIC geeft daarmee een helder en onafhankelijk beeld van de kwaliteit van jouw interne beheersing. Vooral op processen met een hoog risico. Denk aan financiële stromen, belastingen en verantwoording.
Waarom heb je als gemeente een goede VIC nodig?
Een goed ingerichte VIC levert direct resultaat op:
- Je beheerst risico’s beter.
Met gerichte toetsing zie je sneller waar het mis kan gaan. Je voorkomt verrassingen in de jaarrekening of tijdens audits.
- Je onderbouwt de rechtmatigheidsverantwoording.
De VIC toont aan of beheersmaatregelen werken. Daarmee vormt deze controle een belangrijk fundament onder de verantwoording van het college.
- Je biedt transparantie aan raad en accountant.
VIC-rapportages laten zien dat je grip hebt. Dat risico’s in beeld zijn. En dat je verbeteringen structureel oppakt.
- Je verbetert processen continu.
De VIC kijkt niet alleen naar fouten. Ze kijkt vooral naar verbetermogelijkheden. Zo krijg je een sterkere organisatie.
Wat is het verschil tussen interne controle en de VIC?
Beide vormen van controle zijn belangrijk. Maar ze hebben een andere functie:
| Interne controle | VIC |
| Uitgevoerd door de lijnorganisatie. | Uitgevoerd door een onafhankelijk team of functionaris. |
| Gericht op dagelijkse procesuitvoering. | Gericht op diepgaande toetsing van risicovolle processen. |
| Signaleert afwijkingen. | Toetst opzet, bestaan en werking van beheersmaatregelen. |
| Minder formeel. | Methodisch en auditgericht. |
Samen vormen ze een stevig beheersingskader: de interne controle houdt het proces draaiende, de VIC bewaakt de betrouwbaarheid ervan.
Hoe richt je een effectieve VIC in?
Een goede VIC staat of valt met structuur. Dit zijn de belangrijkste stappen:
- Breng de risico’s scherp in beeld.
Bekijk waar:
- Grote geldstromen lopen;
- Processen complex zijn;
- Wetgeving zwaar weegt;
- Ketenafhankelijkheid groot is.
Een duidelijke risicoanalyse geeft richting.
- Maak een helder VIC-controleplan.
Leg vast:
- Welke processen je toetst;
- Welke beheersmaatregelen je onderzoekt;
- Welke steekproeven je neemt;
- Wat het doel van de controle is.
Zo werk je gestructureerd en voorkom je ad-hoccontroles.
- Laat de VIC onafhankelijk uitvoeren.
Zorg dat de uitvoerders:
- Geen verantwoordelijkheid hebben voor het proces;
- Objectief kunnen toetsen;
- Ervaring hebben met audit of interne controle.
Onafhankelijkheid maakt de VIC betrouwbaar.
- Rapporteer kort, helder en met focus op risico’s.
Beschrijf:
- De constatering;
- De oorzaak;
- Het risico;
- De benodigde actie.
Een duidelijke rapportage geeft bestuur en management direct handelingsperspectief.
- Zorg dat verbeteracties écht worden opgepakt.
Leg vast:
- Wie actiehouder is;
- Welke termijn geldt;
- Hoe de voortgang wordt bewaakt.
Opvolging maakt de VIC onderdeel van de organisatie.
De VIC als fundament voor de rechtmatigheidsverantwoording
De uitkomsten van de VIC onderbouwen jouw rechtmatigheidsverantwoording. Je brengt risico’s duidelijker in beeld. Laat zien dat beheersmaatregelen werken. En licht afwijkingen helder toe. Ook levert de VIC een stevige basis voor de jaarrekening. Zonder een goed ingerichte VIC onderbouw je zowel de rechtmatigheidsverantwoording als de jaarrekening minder sterk.
Haal meer uit jouw organisatie met de VIC
Zet je als gemeente de VIC professioneel in? Dan werk je met een jaarlijks VIC-plan. Baseer je controles op een duidelijke risicoanalyse. Borg je objectiviteit in de uitvoering. En rapporteer je op een uniforme manier. Ook koppel je de VIC aan de planning- en controlcyclus. Zo wordt de VIC geen verplicht nummer, maar een kans om de organisatie structureel te verbeteren.
Ook meer grip op je VIC?
In onze VIC-cursus leer je hoe je een goed VIC-plan opstelt, risico’s gericht toetst en uitkomsten helder rapporteert. Praktisch. Toepasbaar. En afgestemd op de gemeentelijke praktijk. Wil je liever dat wij het voor je doen? Dat kan. We ondersteunen je bij de VIC óf nemen het volledig van je over. Jij kiest.
