Verbijzonderde interne controle (VIC): van controlebevinding naar organisatieontwikkeling

Column: Patrick Wielaard

Bij één van mijn opdrachten begeleid ik de aanbesteding van accountantsdiensten. Een leuke klus en een fijne afwisseling op mijn reguliere werkzaamheden. Waar we een jaar geleden nog blij waren met éen inschrijver, waren het er dit keer liefst vijf!

Fijn dat we iets te kiezen hebben. Maar het betekent ook dat we vijf presentaties kregen over hetzelfde onderwerp.

Wat mij hierbij het meest opviel? De accountants richtten zich vooral op het verleden. De controle van cijfers. De rapportage van bevindingen. En de afgifte van de controleverklaring. Op zich logisch. Want dat is waarvoor je ze vraagt. Toch miste ik iets. De kers op de taart. Un petit plus. Het antwoord op: wát heb ik hier als klant nu aan en hoe helpt dit ons nu verder? Een onderdeel wat ik ook vaak mis bij de VIC.

Even terug naar de basis: wat is VIC?

De VIC (Verbijzonderde Interne Controle) is een onafhankelijke toets op de interne beheersing. De lijnorganisatie richt zich op de dagelijkse uitvoering. De VIC onderzoekt of beheersmaatregelen goed zijn ingericht. Of ze in de praktijk bestaan. En of ze daadwerkelijk werken volgens wet- en regelgeving. Daarnaast wordt bij de VIC middels steekproeven ook vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties getrouw (juist en volledig) in de administratie worden verantwoord.

De VIC geeft daarmee een helder en onafhankelijk beeld van de kwaliteit van jouw interne beheersing en de cijfers in de administratie. Vooral op processen met een hoog risico of hoge financiële omvang. Denk aan inkopen, subsidies en omgevingsvergunningen.

De VIC als herhalingsoefening

Bij veel gemeenten zie ik dat zij de VIC op een vergelijkbare manier uitvoeren. De focus ligt sterk op de controle van cijfers en documenteren van lijncontroles. Daarna is het: alles klaarleggen voor de accountantscontrole en hopen dat het goed is. De rapporten die uit de VIC voortkomen neemt de organisatie vaak voor kennisgeving aan. Het jaar daarop doet de VIC het kunstje vrolijk opnieuw. Met dezelfde bevindingen en dezelfde uitkomsten. En dát vind ik doodzonde.

Een andere mindset maakt de VIC belangrijk

We moeten nu eenmaal controleren en vaststellen dat transacties getrouw en rechtmatig tot stand komen. Dat geldt zowel voor de accountant als voor de (verbijzonderde) interne controle. Dit vraagt om gestructureerd werken. Werkzaamheden goed vastleggen. Bevindingen bespreken en rapporteren.

Maar wat mij betreft mogen we de mindset waarmee we deze controles uitvoeren best eens omdraaien.

Niet langer werken vanuit de gedachte dat je controleert om vast te stellen of transacties getrouw en rechtmatig tot stand komen. Maar vanuit de ambitie dat de organisatie volgend jaar beter in staat is om getrouw en rechtmatig te werken. En ja. Daarbij stel je uiteraard ook vast of dat in het afgelopen jaar is gebeurd.

Van controlebevinding naar procesverbetering

In deze blog wil ik de basis van de werkzaamheden niet veranderen. Wél de insteek. Vertaal je bevindingen uit controles naar concrete mogelijkheden om deze in de toekomst te voorkomen? Dan merk je dat de bereidheid tot verandering aanzienlijk toeneemt. Daarbij kun je als controleur ook helpen bij het zetten van de juiste stappen. Vanuit je kennis en ervaring.

Zo zien ze jou niet meer als de lastpak die weer met vragen komt (misschien soms nog wel hoor, haha). Maar als de kritische sparringpartner die een proceseigenaar verder helpt in de ontwikkeling.

Praktijkvoorbeeld: VIC en Europese aanbestedingen

Een mooi voorbeeld daarvan zag ik recent bij een controle op Europese aanbestedingen. Bij deze controle toets je of, op basis van de opdrachtwaarde, de juiste aanbestedingsprocedure is gevolgd. Bij één van mijn klanten wordt bij elke opdracht een opdrachtbrief verstuurd. Dat is op zichzelf al een goede werkwijze. Alleen bevatte deze brief vooral algemene informatie.

Daarom breidde ik de opdrachtbrief uit met een aantal specifieke gegevens: de looptijd van het contract, de opdrachtwaarde, de grootboekrekening van het budget en de gevolgde aanbestedingsprocedure.

Eén controledocument, meerdere voordelen

Door deze informatie toe te voegen, beschik ik over één document waarmee ik in één keer alle relevante controlepunten kan toetsen voor Europese aanbestedingen. Een gigantische tijdswinst. Zeker als je bedenkt dat sommige contracten meer dan honderd pagina’s tellen en het bijbehorende inkoopdossier dikker is dan een telefoonboek. 

Daarnaast helpt deze aanpassing ook de budgethouder. Bij elke binnenkomende factuur kan hij direct beoordelen of deze binnen de contractwaarde valt. Binnen de looptijd past. En op het juiste budget wordt geboekt. 

Zo draagt één bevinding niet alleen bij aan een efficiëntere controle, maar ook aan een betere inrichting van het proces. 

En ja… is dat ook niet de bedoeling van de VIC?