Verbijzonderde interne controle (VIC) is meer dan een controle-instrument. Het is een vliegwiel voor procesverbetering.
Door processen te analyseren en te toetsen, ontstaat inzicht in beheersing en rechtmatigheid. Zo draagt VIC bij aan een efficiënte accountantscontrole en procesverbetering.
Zie jij VIC ook als een verplicht nummer voor de accountant? Iemand die alleen controleert en afwijkingen aanwijst?
Dan beïnvloedt dat de samenwerking. Controle en uitvoering komen tegenover elkaar te staan. De aandacht gaat naar fouten en risico’s.
Wanneer de nadruk vooral ligt op controleren en aanwijzen, verschuift de focus naar verantwoorden. Medewerkers gaan zich verklaren en indekken. Zo ontstaat defensief gedrag.
De meerwaarde van VIC wordt alleen zichtbaar zodra het perspectief verandert: wat helpt je organisatie verder?
VIC raakt alle processen: van inkoop tot subsidies en grondverkopen. Dat vraagt om iemand die jouw organisatie breed begrijpt. Die het gesprek voert op alle niveaus – van auditcommissie tot uitvoerend medewerker. En bevindingen samen oplost.
Alleen met die integrale benadering draagt VIC bij aan ontwikkeling.
Veel organisaties merken de noodzaak van VIC pas wanneer de accountant zich aankondigt of wanneer er iets fout is gegaan. Dan blijkt: mijn beheersing was niet op orde. De accountant krijgt zijn werk niet af. Hoe nu verder?
Dat moment ligt vaak net na de zomer of aan het begin van het jaar. De tijd is beperkt. De druk loopt op.
Je zet VIC dan in om de controle goed te doorlopen. Het werk gebeurt onder tijdsdruk en voelt als extra belasting. De structurele meerwaarde komt niet tot zijn recht.
Voer je VIC vooral reactief uit? Dan loop je als organisatie achter de feiten aan. Alleen met structurele en tijdige uitvoering krijg je inzicht en verbeter je processen.
Onze ondersteuning begint bij inzicht. Niet met méér controles, maar met scherp kijken: waar voegt interne controle echt waarde toe? En waar kan het efficiënter?
We brengen je processen zorgvuldig in kaart. Via interviews leggen we vast hoe ze zijn ingericht. Daarna toetsen we of de praktijk aansluit op de afspraken. Dat doen we met lijncontroles en gerichte steekproeven. Zo krijg je zicht op wat goed gaat. En waar bijsturing nodig is.
Het gesprek vindt plaats op alle niveaus. Van directie tot uitvoerend medewerker. Bevindingen bespreken we samen en vertalen we naar concrete verbeteringen.
Onze werkzaamheden sluiten direct aan op de accountantscontrole en vormen de onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording.
Zo krijgt VIC een vaste plek in je organisatie: geen momentopname, maar een structureel instrument voor ontwikkeling.
VIC staat niet op zichzelf.
Je gebruikt de uitkomsten als onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording. Daarmee kan het college met vertrouwen verklaren dat rechtmatig is gehandeld.
Voer je VIC meerdere keren per jaar uit, dan fungeert het als waarborg voor je P&C-documenten. De cijfers zijn immers getoetst.
Zo draagt VIC bij aan betrouwbare informatievoorziening en een stevige P&C-cyclus.
Als die samenhang ontbreekt, ontstaan risico’s. De rechtmatigheidsverantwoording mist onderbouwing. De accountant stelt aanvullende vragen. P&C-documenten verliezen aan zekerheid.
Juist daarom kun je VIC, P&C en rechtmatigheid niet los van elkaar zien.
Een VIC-traject is geen eenmalige controle. Wij voeren het gestructureerd uit, verspreid over het jaar. Minimaal twee keer. Idealiter drie tot vier keer.
In januari starten we met een VIC-plan. Daarin leggen we vast welke processen we toetsen, welke risico’s spelen en welke controles we uitvoeren. Vervolgens brengen we de processen in kaart. We toetsen via lijncontroles en steekproeven of de praktijk aansluit bij de afgesproken werkwijze. Bevindingen vertalen we direct naar concrete verbeteringen.
Periodiek voeren we detailcontroles uit en rapporteren we over de uitkomsten.
De doorlooptijd hangt af van de kwaliteit van de vastlegging. Is informatie goed ingericht en toegankelijk? Dan verloopt het traject soepel. Zo voorkomen we piekbelasting richting de jaarafsluiting.
Is VIC binnen jouw organisatie vooral een controlemoment?
Of vormt het een structurele basis voor je rechtmatigheidsverantwoording en P&C-cyclus?
Wij denken graag met je mee over de inrichting, de frequentie en de samenhang.
